Microsoft 365-konton och licenser samlade för en butikskedja
Microsoft 365-konton och licenser samlade för en butikskedja
Utmaningen
I en butikskedja växer IT-miljön ofta i samma takt som kedjan själv, en butik i taget. Ett konto skapas när någon börjar, en licens köps när det behövs och en ny kassa kopplas in när den gamla har gjort sitt. Efter några år finns det ofta användare här och där, licenser som ingen riktigt vet vem som använder och enheter som inte hör hemma någonstans. Kunden, en butikskedja, ville strukturera och samla företagets användarkonton i en gemensam Microsoft-miljö, med ordning på både konton och Microsoft 365-licenser.
Det är ett vanligare behov än man tror. Microsoft 365, som tidigare hette Office 365, är för de flesta företag navet för e-post, dokument och inloggning, men det blir bara så ordnat som det sätts upp. Spridda konton gör det svårt att se vem som har tillgång till vad, och när en anställd slutar är det lätt att ett konto eller en licens blir kvar. För en kedja med flera butiker, personal som byter arbetsplats och enheter vid varje kassa blir det snabbt en fråga om både kostnad och säkerhet.
Vår lösning
Vår tekniker tog hand om administrationen av företagets Microsoft-miljö. Det innebar uppsättning av konton, behörigheter och registrering av enheter, närmare bestämt mobiler, kassor och datorer.
Kontona är grunden. I Microsoft 365 finns varje användare i Microsoft Entra ID, katalogen som håller reda på vem som är vem och vilken licens som hör till vem. När kontona är samlade på ett ställe går det att ge rätt licens till rätt person, så att den som behöver hela Office-paketet får det och den som bara behöver e-post inte betalar för mer. Där finns ofta pengar att spara, eftersom en licens som ingen använder kostar lika mycket som en som används varje dag.
Behörigheter är nästa lager. Alla behöver inte komma åt allt, och en butiksanställd ska nå det som behövs i butiken men inte ekonomimappen på huvudkontoret. Sist kommer enheterna. När mobiler, kassor och datorer registreras i samma miljö som kontona vet företaget vilka enheter som finns, vem som använder dem och vilka som behöver åtgärdas. Många kombinerar detta med Intune för att styra inställningar och appar på enheterna, men grunden är alltid att allt först finns registrerat på ett och samma ställe.
Resultatet
Nu är företagets konton och enheter samlade under samma tak, vilket underlättar administrering och kontroll över företagets resurser. När någon börjar i en butik finns en tydlig väg för konto, licens och enhet, och när någon slutar går det att stänga allt på ett ställe i stället för att leta i flera system. Det är skillnaden mellan att ha en IT-miljö och att ha koll på den.
Ett tips till er som har flera verksamhetsställen: gå igenom licenserna i Microsoft 365 admin center minst en gång per halvår. Det tar en kort stund och visar ofta licenser som kan sägas upp eller flyttas till någon som faktiskt behöver dem.
Behöver ert företag hjälp med Microsoft 365, licenser, konton eller registrering av enheter? DAX IT erbjuder IT-support för företag och Microsoft 365 support för både enskilda kontor och kedjor med många butiker. Kontakta oss, så berättar vi hur vi kan skapa ordning i er Microsoft-miljö.
Behöver ni liknande hjälp?
Vi hjälper företag i hela Stockholm – snabbt, personligt och prisvärt.
Boka tid →