Två företag, deras anställda och flera års lönehistorik skulle med när en kund på Djurgården bytte till en ny dator. Vår tekniker flyttade Hogia Small Office Föreningslön på distans med supportavtalets verktyg Datto RMM: säkerhetskopior, samma programversion, licensen och ett övningsföretag som nyckel till återställningen. Texten går igenom ordningen vi följer när ett löneprogram ska byta dator, och varför ett steg i fel ordning kan stoppa en hel lönekörning.
Två företag på plats, inget besök
Båda företagen gick att öppna i Hogia Lön på den nya datorn, med företagsuppgifter, anställda och tidigare lönekörningar på plats. Ingenting behövde läggas upp för hand, och nästa lön kan köras från den nya datorn precis som förut. Hela flytten gjordes på distans, så kunden behövde varken boka ett besök eller lämna ifrån sig någon dator.
Ordningen som gör flytten säker
Först tog vår tekniker reda på exakt vilken version av Hogia Small Office Föreningslön som kördes på den gamla datorn. En säkerhetskopia läses säkrast in i samma version som den skapades i, och en uppdatering kan vänta tills flytten är klar. Sedan togs en säkerhetskopia av vart och ett av de två företagen, var för sig.
På den nya datorn installerades samma version, och licensen registrerades där. Nästa steg är det som många missar. En nyinstallerad Hogia utan företag ger ingen väg in till återställningen, så vår tekniker skapade först ett övningsföretag enligt Hogias egna instruktioner. Inifrån det lästes båda säkerhetskopiorna in med programmets återställningsfunktion, och företagen lades upp i den nya installationen med all data kvar.
Kunden har ett löpande supportavtal med oss, och då finns Datto RMM redan installerat på datorerna. Det är vårt verktyg för fjärrhantering och fjärrsupport, och det gav vår tekniker tillgång till både den gamla och den nya datorn utan att lämna kontoret. Ingen hos kunden behövde sitta bredvid och klicka eller läsa upp koder.
Därför är löneprogrammet svårast att flytta
De flesta program går att installera om på några minuter, och dokument följer med via OneDrive eller ett USB-minne. Ett löneprogram är annorlunda. Hogia Lön sparar uppgifterna i egna företagsdatabaser, och det säkra sättet att flytta dem är programmets egen säkerhetskopia, inte att kopiera mappar. Lönehistoriken behövs dessutom långt efter att lönen betalats ut, till exempel när semesterlönen räknas fram eller när en arbetsgivardeklaration ska rättas i efterhand.
Licensen är den andra frågan. Programmet var registrerat på den gamla datorn, och licensen behöver flyttas med så att den nya installationen blir giltig.
Vårt råd till företag och föreningar som sköter lönen i ett installerat program är att byta dator direkt efter en lönekörning, så att det finns en hel månad till nästa. Låt dessutom löneprogrammet vara det första som flyttas, inte det sista.